Указания - MAIL

Приемане на електронни документи, подписани с УЕП

/1/ Основният електронен вход на Областна администрация Варна включва:

адрес на официална електронна поща на Областна администрация  Варна:  e-оffice@vn. government.bg;
Пощенски адрес, на който се предоставят или изпращат преносими физически носители със записани електронни документи, адресирани до Областна администрация Варна.
/2/ Погрешно доставените, неподписани, с нарушена цялост или неотговарящи на изискванията  към формата електронни документи, се връщат на подателя.
/3/ При приемането задължително се извършва проверка на следните обстоятелства:
- Дали електронният подпис е създаден с частен ключ, който кореспондира на публичния  ключ, вписан в удостоверението на подписващия;
- Дали електронният подпис е създаден в период, когато издаденото за него удостоверение  е било валидно (чрез проверка в списъка на прекратените удостоверения, съхраняван от  доставчика на удостоверителни услуги, и на периода на валидност, вписан в удостоверението на автора па електронното изявление).                                                                                                                     
/4/ В случай, че някое от условията по т.З не е изпълнено, с получения електронен документ се  процедира съгласно т.2.
/5/ В случай, че всички условия по т.З са изпълнени и подателят изрично е поискал това в  текста на електронния документ, който е изпратил, на подателя се изпраща съобщение за  потвърждаване на приемането, представляващо текст с добавен входящ номер и подписан с  универсален електронен подпис от служител от деловодството на Областна администрация.

Регистриране на електронни документи, подписани с УЕП

Всички входящи и изходящиелектронни документи, подписани с УЕП приети при условията  подлежат на регистрация в звеното за административно обслужване. Регистрирането се извършва чрез използване на документооборотна система. Действията по регистрирането задължително включват създаване на описание на  документа с уникален номер в деловодната система и архивиране на екземпляр от документа. В деловодната система задължително се регистрират всички процедури по обработка на електронния документ.
Регистрирането на електронните документи, подписани с УЕП, в поддържаните за целта електронни регистри включва въвеждането на данни за:

наименование на документа;
автор;
адресат;
кратко съдържание на документа;
изходящ номер, даден от автора;
входящ номер, даден от адресата при получаването /номер и дата на вписването/;
Документите се запазват в деловодната система в оригиналния формат, в който са получени.